Cautelas jurídicas: ¿sabes cuánto tiempo debes conservar la documentación de tu empresa?

Desde la Asociación de Autónomos de Aragón-UPTA, os continuamos informando sobre las cautelas que debe tener en cuenta el autónomo y una muy importante es conocer el tiempo mínimo que deben guardarse los documentos de la empresa.

Partiendo de la base de que siempre es conveniente archivar todas las facturas y justificantes que se generen con su actividad comercial o profesional, la legislación marca unos tiempos.

Dentro de las obligaciones contables y registrales para el autónomo, la conservación de libros, correspondencia, documentos y justificantes,… relacionados con el negocio, deben ser debidamente ordenados y conservados durante 6 años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo que se establezca por disposiciones generales o especiales (artículo 30 del Código de Comercio).

Pero cuidado, hay otros plazos en la normativa fiscal que debes conocer…

El plazo de prescripción de cara a los impuestos es de cuatro años, que empiezan a contar desde el momento en que se presenta el impuesto. Recordamos que siempre es conveniente conservar toda la documentación por si la empresa es objeto de una inspección por parte de Hacienda y que le pueda reclamar cualquier justificante durante este periodo de tiempo.

Cuando la Agencia Tributaria interviene para revisar impuestos o se presenta una declaración complementaria, el cómputo de los 4 años se inicia de nuevo por interrupción de la prescripción.

Cuando se adquiere un activo amortizable, la factura debe conservarse 4 años desde el último ejercicio en que se haya amortizado totalmente. Si adquieres un bien en 2019 y terminas de amortizar en 5 años, deberás contar 4 años a partir del ejercicio 2024, es decir, hasta el año 2028 mínimo.

En el caso de que se adquiera inmovilizado para la actividad que supere un valor de 3.005,06 € por imputación, se deberán conservar las facturas 9 años (bienes muebles) o 14 años (bienes inmuebles).

En el caso de que un ejercicio tenga pérdidas, la documentación acreditativa se deberá conservar durante al menos 10 años.

En el caso de la compensación o deducción de determinados créditos fiscales, la Administración dispone de 10 años para comprobar la procedencia y origen de dichas causas (art. 66 bis.2 LGT).

Se debe tener en cuenta que las comprobaciones e investigaciones podrán extenderse a ejercicios prescritos cuando los hechos surtan efectos fiscales en períodos no prescritos (art. 115 LGT).

Respecto a las facturas…

La Ley General Tributaria, establece para los empresarios y profesionales la obligación de expedir y entregar facturas o documentos sustitutivos y conservar las facturas, documentos y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributarias.

Por otro lado, La Ley del IVA establece que dichos documentos deberán conservarse durante el plazo de prescripción del impuesto (4 años).

Deberán conservarse con su contenido original, ordenadas y durante el plazo que estable Tributaria los siguientes documentos:

• Facturas recibidas.
• Copias o matrices de las facturas expedidas.
• Los justificantes contables en las operaciones en las que sea de aplicación la inversión del sujeto pasivo cuando el proveedor no esté establecido en la Comunidad.
• Los recibos justificativos del reintegro de la compensación del Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca, tanto el original de aquél, por parte de su expedidor, como la copia, por parte del titular de la explotación.
• Los documentos acreditativos del pago del impuesto a la Importación.

Esta obligación incumbe asimismo a los empresarios o profesionales acogidos a los regímenes especiales del Impuesto sobre el Valor Añadido, así como a quienes, sin tener la condición de empresarios o profesionales, sean sujetos pasivos del Impuesto, aunque en este caso sólo alcanzará a las facturas recibidas y a las copias o matrices de las facturas expedidas.

Los diferentes documentos, en papel o formato electrónico, se deberán conservar por cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservación la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada, pudiendo cumplirse esta obligación mediante la utilización de medios electrónicos.

Para que la conservación de las facturas por medios electrónicos en un país tercero con el que no exista un instrumento jurídico relativo a la asistencia mutua se considere válida, deberá haberse comunicado con carácter previo a la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

Cuando las facturas recibidas o expedidas se refieran a adquisiciones por las cuales se hayan soportado cuotas del IVA cuya deducción esté sometida a un período de regularización, deberán conservarse durante su correspondiente período de regularización y los cuatro años siguientes.

Los empresarios o profesionales que realicen operaciones que tengan por objeto oro de inversión, deberán conservar las copias de las facturas correspondientes a dichas operaciones durante un período de cinco años.

Blanqueo de capitales…

En el caso de que usted sea sujeto obligado por la normativa de prevención de blanqueo de capitales le recordamos que debe conservar por un período mínimo de 10 años la documentación en la que se formalice el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley 10/2010.

En caso de cerrar la empresa…

Si ocurre el cese del empresario en el ejercicio de sus actividades, este hecho no le exime del deber de conservar los libros y demás documentos contables durante los periodos establecidos.

En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido.

¿Y si el empresario fallece?

Si el empresario fallece, el deber de conservación recaerá sobre sus herederos.