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Autónomos y la factura electrónica

En septiembre 2022 apareció en nuestras vidas la Ley Crea y Crece que reguló la futura obligación para todos los autónomos y pymes que trabajan con otros profesionales de facturar por medios electrónicos.

De aprobarse como está previsto el reglamento de facturación en 2024 y así el Gobierno pueda establecer los requisitos y condiciones de la factura electrónica, miles de negocios pasarán al año siguiente -en 2025- a estar obligados a usar factura electrónica.

En 2026, ningún autónomo o pyme podrá facturar en papel a otro profesional.

Por eso, vamos a resolver las principales dudas en torno a la FACTURA ELECTRÓNICA.

¿Qué es una factura electrónica?
Se trata de un documento fiscal y comercial que se emite y envía en formato digital para justificar la compraventa de bienes o servicios.

Hasta la fecha, una factura electrónica era como cualquier otra factura, solo que emitida por medios electrónicos. Sin embargo, con la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece se creó una nueva obligación de emitir este tipo de documentos con un formato y requisitos específicos.

A la espera de que se fijen los requisitos y formatos específicos que deberán cumplir estos archivos digitales para ser legales y poder ser un justificante de compra válido, os iremos contando las novedades desde UPTA Aragón.

Hacienda y Economía están trabajando en paralelo en dos normas que van a desarrollar las características que tendrán que cumplir los programas de facturación para ser legales y también las facturas electrónicas.

¿A qué autónomos o pymes afectará la obligación de usar factura electrónica?
La Ley Crea y Crece establece la futura obligación de emitir facturas electrónicas. Este formato no será obligatorio para todos los negocios, sino tan sólo para los que emitan facturas a otros profesionales o empresas.

En otras palabras, cualquier autónomo o pyme -sea cual sea su tamaño o sector-, una vez la Ley haya entrado en vigor, deberá emitir factura electrónica cuando venda a otro negocio.

¿Será obligatorio usar factura electrónica con todos los clientes?
No. Como indica la Ley, la factura electrónica sólo será obligatoria en operaciones B2B (con otros negocios).

En caso de vender un producto o servicio a un particular, el negocio no estará obligado a emitir factura electrónica y podrá seguir emitiendo una factura en papel -también simplificada, en formato ticket- a sus clientes.

¿Cuándo entrará en vigor la factura electrónica obligatoria?
La Ley Crea y Crece, que es la que regula la futura obligación de emitir facturas electrónicas ya está en vigor. Ahora bien, esta norma indica que el plazo para que los negocios se adapten y empiecen a facturar por medios electrónicos no empezará a contar hasta que se apruebe el reglamento específico.

La aprobación del reglamento que regulará la futura factura electrónica para los autónomos y pequeños negocios está cada vez más cerca. Una vez se apruebe esta norma, empezará a correr el plazo

De aprobarse en 2024 el reglamento de facturación, un año después -en 2025- las empresas con más de ocho millones de facturación sólo podrán emitir facturas electrónicas.

A los dos años -en 2026-, la obligación se extenderá a los autónomos y pymes con menos de 8 millones.

Por último, tres años después -en 2027-, todos los negocios tendrán la obligación de informar a la Agencia Tributaria o a sus proveedores del estado en el que se encuentran sus facturas.

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¿Qué obligaciones tendrán los negocios durante el periodo de adaptación a la factura electrónica?
Si el reglamento de facturación se aprobara finalmente este año, empezará la cuenta atrás y los negocios de más de ocho millones de euros de ingresos anuales sólo tendrán un año, hasta finales de 2024, para empezar a emitir todas su facturas por medios electrónicos. Tendrán la opción de hacerlo a través de un programa privado o mediante la solución pública de Hacienda.

Ahora bien, no hay que olvidar que muchos autónomos y pymes que ingresan menos de ocho millones de euros no estarán obligados todavía a tener un programa de facturación electrónica y en algunos casos trabajan con estas medianas o grandes compañías que sí tendrán que emitir sus facturas por medios electrónicos. Para estos casos, la Ley 18/2022 marca también un periodo de transición.

Como medida transitoria, durante los primeros 12 meses desde la entrada en vigor de este real decreto, las empresas de más de ocho millones de euros de facturación que ya estén obligadas a emitir facturas electrónicas en sus transacciones con empresarios y profesionales tendrán que acompañar dichas facturas electrónicas de un documento en formato PDF.

De este modo, aunque el autónomo o pyme no tenga aún un programa de facturación electrónica podrá recibir y ver igualmente la factura que le está enviando su cliente, aunque éste sí facture por medios electrónicos.

¿Cómo se deberán emitir las facturas electrónicas?
Una vez haya entrado en vigor el reglamento de facturación y se haya consumido el plazo de adaptación a la norma -de uno o dos años-, los autónomos y pymes tendrán dos opciones para cumplir con esta obligación.

La primera será contratar un programa de facturación electrónica, es decir, un software de pago con el que emitir este tipo de facturas.

La segunda será usar la plataforma pública y gratuita que está ultimando Hacienda. Esta herramienta permitirá igualmente enviar y recibir facturas por medios electrónicos a todos los negocios que no quieran contratar un software de pago.

¿Habrá obligaciones para los autónomos que reciban una factura electrónica?
Según el reglamento de facturación, los destinatarios de facturas electrónicas -es decir, los autónomos que contratan servicios a otros negocios- deberán informar al emisor o a la Agencia Tributaria -si usan la plataforma pública- de los distintos estados de recepción o pago en el plazo de cuatro días naturales, sin contar sábados, domingos o festivos.

Por ejemplo, si un autónomo recibe una factura un lunes deberá informar de su recepción, como tarde, el viernes. Si ese viernes se realizara el pago, deberá comunicar, como tarde, el jueves siguiente que ya se ha realizado el pago, indicando la fecha

Por tanto, las nuevas facturas electrónicas también deberán incluir un espacio para que se informe del estado (recibida, aceptada o pagada). En este campo, los destinatarios de las facturas electrónicas -es decir, los clientes- deberán incluir los siguientes elementos:

Aceptación o rechazo comercial de la factura y su fecha
Pago efectivo completo de la factura y su fecha
Adicionalmente, se podrá informar de los siguientes estados:

Aceptación o rechazo comercial parcial de la factura y su fecha
Pago parcial de la factura, importe pagado y su fecha,
Cesión de la factura a un tercero para su cobro o pago, con identificación del cesionario y su fecha de cesión.

¿A qué sanciones se enfrentarían los autónomos por incumplir la obligación de emitir factura electrónica?
La Ley Crea y Crece recoge importantes sanciones para aquellos negocios que no emitan sus facturas en el momento que estipula la Ley Crea y Crece.

A partir de 2024 o 2025 -dependiendo de la facturación que tenga el negocio-, aquellos autónomos que no se adapten a la normativa y no ofrezcan o faciliten la factura electrónica, podrán ser sancionados con hasta 10.000 euros de multa. Esto también impedirá que puedan acceder a subvenciones, ayudas y contrataciones públicas.

Desde UPTA Aragón te recordamos que puedes prepara tu negocio en términos de facturación digital con la ayuda vigente del KIT DIGITAL.

Si necesitas que te ayudemos, puedes contactarnos al 976 34 81 60 o enviando un mail a recepcion@upta-aragon.es

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